Термины и определения
Электронный каталог единых типовых форм документов РТ-Докс (далее ЭКД) - это хранилище интерактивных типовых форм документов на платформе ПО Конструктор документов (далее в тексте КД). ЭКД позволяет автоматизировать процесс подготовки документа, делает его
понятным, безошибочным, простым и быстрым. Документы в ЭКД создаются инициаторами при помощи последовательных ответов на вопросы анкеты в системе. Далее готовый документ передается в ЭДО.
Каталог ЭКД - упорядоченная совокупность шаблонов и документов. Каталог позволяет пользователю хранить и структурировать шаблоны и документы.
Раздел “Типовые формы” (База шаблонов ЭКД) - упорядоченная совокупность всех доступных шаблонов ПО (сервиса).
Шаблон ЭКД - многовариантный шаблон типовой формы документа, содержащий все возможные варианты текстовых блоков, которые зависят от ответов в опросном листе.
Личный кабинет - личное пространство пользователя сервиса. Персональный раздел сервиса, в который пользователь попадает посредством использования уникального имени и пароля (или при сквозной аутентификации при переходе из корпоративного ИТ-окружения) . Служит для хранения созданных шаблонов и документов, отображения доступных корпоративных разделов и шаблонов, личных настроек сервиса.
Опросный лист - форма, содержащая вопросы с вариантами ответов, подразумевающих различные условия заключения сделки.
Пакет документов - совокупность основного документа (или инструкции), запрашиваемого пользователем, и всей необходимой сопутствующей документации.
Поля ввода - элементы шаблона ЭКД, предназначенные для ввода данных пользователем.
Права доступа - совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа к документам и папкам.
Режим “Просмотр” - режим работы с сервисом, который позволяет просматривать документ, вводить данные в поля ввода и отвечать на вопросы опросного листа.
Режим “Правка” - режим работы с документом/шаблоном, в котором доступно изменение наименования документов/шаблонов в личном кабинете, отметка документов для согласования.
Условия - вопросы и ответы опросного листа в шаблоне ЭКД, позволяющие задавать зависимости различным элементам шаблона (вариантам текстовых блоков, полям ввода, строкам/столбцам в таблицах, а также другим условиям) от тех или иных условий опросного листа.
Обновление нормативно-правовой базы происходит по мере внесения изменений в законодательство РФ и ЛНА, а также при разработке новых шаблонов.
- Заказчик формирует заявки на разработку или актуализацию шаблона. Предоставляет исходные образцы документов.
- Эксперты ЭКД выполняют: анализ заявки и образцов документов, уточнение вариативности у Заказчика, формирование макета шаблона для согласования.
- Заказчик осуществляет: оперативное взаимодействие с Исполнителем по уточнению специфики организации, требований к шаблону, вариативности условий и формулировок. Согласует макет шаблона, в котором указана вся вариативность и логика его работы.
- Эксперты ЭКЛ разрабатывают по утвержденному макету интерактивный шаблон ЭКД. Предоставляют тестовый доступ к шаблону специалистам Заказчика.
- Заказчик проверяет и принимает выполненные работы. Определяет порядок публикации шаблона в ЭКД с определением прав доступа к нему других пользователей.
- Эксперты ЭКД публикуют шаблон в каталоге ЭКД с доступностью в соответствии с утвержденным Заказчиком списком пользователей (групп пользователей, подразделений).
- Выбрать тип документа.
- Заполнить опросный лист (указать нужные варианты ответа на вопросы в опросном листе). Система на лету из текстовых блоков по логике заложенной экспертами формирует необходимый пакет документов.
- Заполнить поля ввода в документе. Данные при формировании пакета документа вносятся однократно и распространяются (перетекают) во все связанные документы пакета автоматически. Также при наличии интеграции ЭКД с другими информационными системами (1С, АС ФЗД, ЕИС ЗАКУПКИ, СЭД и т.п.) данные могут автоматически загружаться в документы из этих систем.
- Скачать готовый документ в форматах docx или pdf (с различными способами защиты от редактирования), либо отправить для дальнейшей обработки в СЭД.
Таким образом, появление ошибок возможно только при заполнении полей ввода, где также действуют инструменты верификации введенных данных, проверки орфографических ошибок, соответствие требуемым форматам ввода и т.п. А при заполнении полей ввода из внешних баз данных (информационных систем) ошибки исключены полностью.
При этом, при возникшей бизнес-необходимости, всегда есть возможность выдать исполнителю права на внесение корректировок в тестовый блок. это вызовет снятие атрибута "типовой" и СЭД будет понимать , что данный документ должен пройти более пристальную проверку и полный маршрут согласования.
Кроме того в тексте можно использовать ссылки на статьи документа (с автоматическим пересчетом ссылок), ссылки на внешние ресурсы, контекстные подсказки экспертов.
Широкие возможности для работы с данными предоставляют поля ввода: кроме простой функции для ввода данных в документ пользователем, они исполняют функции проверки формата введенных данных, вариативности текста в зависимости от выбранных ответов, использования математических и морфологических языковых формул, импорта данных из внешних справочников.
Кроме того в теле документа можно использовать таблицы, которые также имеют расширенный по сравнению с простым текстовым редактором функционал. Таблицы ЭКД позволяют применять вычисления по формулам непосредственно в документе, импортировать данные из внешних таблиц и источников, автоматически добавлять строки/столбцы для размещения необходимого объема данных при импорте данных и т.п.
Документы/шаблоны ЭКД поддерживают размещение изображений, в т.ч. штрихкодов.
К документам и шаблонам можно прикрепить в виде вложения файлы в любом формате.
Также каждый документ и шаблон содержит область обсуждения, в которой храниться переписка и обсуждения с цитированием пользователей в процессе разработки данного документа.
- полностью свободным для редактирования,
- защищенным от редактирования текстом и возможностью вводить данные в поля ввода,
- защищенным от редактирования, но с возможностью предложить правки в режиме "советовать",
- с запретом редактирования (режим "только чтение").
Обмен данными между сервером и рабочим местом пользователя происходит по защищенному протоколу.
ЭКД поддерживает сквозную авторизацию пользователей при входе из ИС компании.
Пользователь не имеющий набора прав уровня "Эксперт" не может переходить в режим правки шаблона, любое изменение текста документа возможно только жестко в логике заложенной экспертом как реакция на выбор нужного ответа в опросном листе. Таким образом пользователь в роли Исполнитель может создать документ содержащий только согласованные формулировки соответствующие условиям, указанным в опросном листе.